Sau hơn 2 tháng thực hiện quy trình mới trong hoạt động công chứng, chứng thực, tình trạng ùn tắc tại các phòng công chứng thuộc tỉnh, thành phố đã giảm rõ rệt. Thế nhưng, tại cấp quận, huyện và phường, xã, các cán bộ tư pháp lại rất lúng túng trước những phát sinh như chứng thực chữ ký, chứng thực tính hợp pháp của bản dịch....

Theo ông Lã Đức Nhậy - Trưởng Phòng Tư pháp quận Ngô Quyền (Hải Phòng): hiện việc triển khai thực hiện Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về công chứng, chứng thực tại các địa phương còn rất lúng túng. Dù trước đó một thời gian dài, các cán bộ công chứng đều đã được đào tạo qua khoá học cấp tốc nâng cao nghiệp vụ và đều có kinh nghiệm công chứng.

Theo đó, khó khăn thứ nhất là việc chứng thực chữ ký của người dịch. Thực ra, Phòng Công chứng đều có một đội ngũ cộng tác viên (CTV) dịch thuật làm việc riêng với phòng. Nhưng khi áp dụng quy trình mới ở cấp quận lại khác. Cụ thể, hiện nay cấp quận chỉ chứng thực chữ ký nhưng không nhận hồ sơ như trước. Vì thế, người dân phải tự liên hệ với CTV dịch thuật để dịch các bản dịch song ngữ. Sau đó mới lên quận để chứng thực chữ ký. Như vậy, người dân phải đi lại ít nhất 2 vòng mới có thể được công chứng bản dịch. Thay vì chỉ cần đến phòng công chứng 1 lần là có thể có bản dịch và được công chứng bản dịch như trước.

Mặt khác, dù phòng tư pháp nào cũng đều niêm yết danh sách, địa chỉ của các CTV dịch song ngữ tại bộ phận một cửa nhưng không phải người dân nào cũng quan tâm để ý hoặc việc tìm được CTV dịch thuật theo địa chỉ cho sẵn. Quy trình này còn tiềm ẩn nguy cơ rủi ro do thất lạc của bản chính của văn bản gốc khi giao cho CTV.

Trước đây, người dịch và nguồn của tài liệu dịch thuật còn chịu sự kiểm soát của công chứng viên thuộc phòng công chứng. Nhưng hiện nay thì quan hệ hợp tác giữa phòng tư pháp cấp quận, huyện và các CTV lại chủ yếu dựa vào... niềm tin. Và đó là kiểu quan hệ gây không ít lúng túng cho cán bộ công chứng của quận, huyện khi tác nghiệp. Mặt khác, hiện quy định liên quan tới tuyển chọn và kiểm soát những CTV dịch thuật còn chưa rõ ràng, chặt chẽ. Bởi thế, tính chuẩn xác, trung thực của bản dịch so với bản gốc không chỉ là lo ngại các cán bộ công chứng, mà là của chính những người dân khi đi công chứng. Đó là chưa nói tới việc dịch và công chứng các ngôn ngữ phổ biến như Anh, Pháp, Trung Quốc tương đối thuận lợi. Nhưng với những ngôn ngữ không phổ biến tại VN như: Tây Ban Nha, Bulgaria... thì đang bị thiếu trầm trọng các CTV dịch thuật.

Theo quy định mới, việc chứng thực bản dịch phải thực hiện và trả ngay trong ngày. Tuy nhiên, quy định này hiện nay không thể thực hiện được. Đơn cử như Phòng Tư pháp quận Ngô Quyền (Hải Phòng) mỗi ngày phải tiếp nhận 25 bản vừa dịch vừa đóng dấu, cùng 8 bản đã dịch chỉ đến đóng dấu. Số lượng bản dịch này đã quá tải với một phòng tư pháp cấp quận. Bởi thế, tình trạng ùn tắc hồ sơ, cán bộ phải làm thêm giờ hoặc bị nhầm lẫn bản dịch thường xuyên xảy ra.

Được biết, để triển khai Nghị định 79/2007/NĐ-CP, phòng tư pháp cấp quận, huyện đã hướng dẫn các phường tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ tư pháp. Mặt khác, việc niêm yết thông báo về thẩm quyền, lệ phí, thời gian thực hiện... tại bộ phận một cửa để hướng dẫn người dân liên hệ giải quyết công việc đã được áp dụng tại tất cả văn phòng “một cửa” cấp quận, huyện. Nhưng những nỗ lực này dường như đang cần tiếp tục được điều chỉnh để thích ứng với thực tiễn. Không nên để những vướng mắc khi áp dụng chính sách mới lại do người dân - đối tượng phục vụ của chính sách mới ấy hướng tới - gánh chịu.